Участникам Общие термины и определения | Ознакомиться

Термины и определения

Общие условия участия в выставочно-конгрессных мероприятиях, организуемых ОАО «Казанская ярмарка», являются обязательными для всех участников выставок и ярмарок, а также конгрессных мероприятий, организатором которых является ОАО «Казанская ярмарка».

В Общих условиях участиях приняты следующие понятия:

«Условия участия» — общие условия участия в выставочно-конгрессных мероприятиях, организуемых ОАО «Казанская ярмарка»;

«Выставка» — выставка или ярмарка, организуемые ОАО «Казанская ярмарка»;

«Конгрессное мероприятие» - деловое мероприятие (форум, конгресс, симпозиум, конференция, семинар), организуемое ОАО «Казанская ярмарка» в рамках выставок и ярмарок или в качестве самостоятельного проекта.

«Организатор» — ОАО «Казанская ярмарка»;

«Соорганизатор» — организатор коллективной экспозиции в рамках выставки или ярмарки»;

«Экспонент» — участник выставки или ярмарки — российское или иностранное юридическое лицо, либо предприниматель, осуществляющий свою деятельность без образования юридического лица;

«Субэкспонент» - компания, принимающая участие в выставке на стенде с другой компанией;

«Делегат» - участник делового мероприятия.

ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ

Выставочная площадь – площадь в павильоне или на открытой площадке, занимаемая экспонентами выставки. Предоставляется экспонентам в аренду на период монтажа, работы и демонтажа выставки в состоянии, пригодном для использования ее в указанных целях. В случае участия в выставке субэкспонентов, площадь оплачивается основным экспонентом.

Закрытая необорудованная площадь – площадь в павильоне, предоставляемая экспоненту без застройки. В зависимости от концепции стенда, экспонент может заказать стандартную застройку площади или эксклюзивный выставочный стенд по индивидуальному проекту.

В случае аренды экспонентом закрытой необорудованной площади с улучшенной обзорностью взимается наценка на тип площади, которая составляет (в процентах от базовой стоимости площади):

Тип А: открытая с одной стороны – 0%

Тип В: угловая, открытая с двух сторон — 10%

Тип С: угловая, открытая с трех сторон — 15%

Тип D: отдельно стоящая, доступ с четырех сторон (остров) — 20%

В случае застройки площади стендом высотой более 3,0 м взимается наценка на высоту стенда — 5% за каждые 0,5 м превышения высоты.

В случае застройки площади двухэтажным стендом, взимается наценка в размере 25 % от стоимости площади.

Открытая площадь – площадь перед павильоном, предоставляемая экспонентам для демонстрации крупногабаритных экспонатов.

Стоимость выставочной площади:

Стоимость аренды выставочной площади (закрытой и открытой) индивидуальна для каждой выставки и ярмарки. Стоимость определяется из расчета аренды квадратного метра и применяется ко всей продолжительности выставки (независимо от количества дней ее проведения). Каждый неполный квадратный метр оформляется как полный. Минимальная площадь для аренды экспонентом составляет от 4 до 9 квадратных метров (в зависимости от выставки и ярмарки). В ставку арендной платы за выставочную площадь также включены организационные расходы, общая реклама выставки в СМИ, общее электроснабжение и отопление, охрана общей территории выставочного центра и павильонов, уборка проходов в павильонах. Содержание арендованной выставочной площади в чистоте обеспечивается самим Экспонентом или по его заказу и за его счет. Ставки арендной платы за квадратный метр для выставок и ярмарок утверждаются приказом Генерального директора ОАО «Казанская ярмарка» ежегодно. Стоимость выставочной площади для отечественных и зарубежных экспонентов устанавливается отдельно. Выставочные площади, не занятые экспонентом в течение двух часов после открытия выставки, рассматриваются как свободные, и Организатор вправе распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае деньги экспоненту не возвращаются.

Стандартная застройка выставочной площади – применима в павильоне и включает:

1.ограждающие конструкции — белые матовые стеновые панели (h=2.5 м, b=1.0 м) по периметру стенда с 3-х сторон независимо от величины его площади;

2.фризовую панель, представляющую собой панель белого цвета высотой 0,22 м и длиной 2 м. с названием компании экспонента. Изготовление и размещение логотипа компании оплачивается дополнительно;

3.ковровое покрытие (не на всех выставках и ярмарках); монтажные и демонтажные работы.

Услуги по стандартной застройке экспонент может заказать по руководству участника, которое направляет ему технический департамент организатора после оформления заявки на выставочную площадь.

Эксклюзивный стенд – планировка и застройка закрытой и открытой выставочной площади по индивидуальному проекту. Позволяет экспоненту выделиться на фоне других компаний-участников.

АРЕНДА ПЛОЩАДИ

Экспонент, приняв решение об участии в выставке, направляет в адрес организатора подписанный договор и приложения к нему установленной формы. Организатор устанавливает сроки заявочной кампании для каждой выставки или ярмарки индивидуально. Заявки на участие, поступившие позже установленного срока, рассматриваются только при наличии свободной выставочной площади. Отбор претендентов и отказ от участия производится только самим организатором. Со дня заключения договора отношения между сторонами считаются вступившими в силу, экспонент признает все положения условий участия.

Организатор предоставляет выставочную площадь экспоненту исходя из возможностей свободных площадей. Планировка выставки в целом, ее изменение или изменение отдельных деталей являются компетенцией организатора и не могут оспариваться экспонентом. При оформлении участия экспонент имеет право выбрать любую выставочную площадь из имеющихся в наличии площадей на данный момент. Тот факт, что определенная площадь была арендован во время одной или более предыдущих выставок, не дает права на повторное предоставление данной площади. Бронирование выставочных площадей за Экспонентом производится при условии оплаты 50% суммы договора в течение 5 календарных дней с момента подачи заявки. В случае отсутствия оплаты в указанные сроки организатор рассматривает выставочные площади, забронированные экспонентом, как свободные. При этом, у экспонента сохраняется право на аренду других выставочных площадей, предложенных организатором. В исключительных случаях организатор, после подтверждения заявки, оставляет за собой право изменить место расположения предоставляемой экспоненту площади по техническим или организационным причинам, о чем заранее извещает экспонента. Экспонент должен заблаговременно направить в адрес организатора списки экспонатов с указанием страны происхождения. В случае необходимости организатор оставляет за собой право потребовать от экспонента предоставления сертификата о происхождении товара. Экспоненты, не выполняющие своих финансовых обязательств по отношению к организатору, в частности, имеющие задолженности по участию в предыдущих выставках, могут быть не допущены к участию в последующих выставках.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ СБОР

Обязательный взнос, оплачиваемый экспонентом в размере, установленном организатором индивидуально для каждой выставки и ярмарки. Регистрационный сбор оплачивается каждым экспонентом и включает набор услуг:

1. аккредитация двух представителей Экспонента с предоставлением 2 именных бейджей-пропусков;

2. участие в мероприятиях выставки, не требующих специальных приглашений;

3. пакет информационных материалов;

4. бронирование гостиницы, трансфер гостиница-выставка-гостиница;

5. размещение текстовой информации (до 10 машинописных строк) в официальном каталоге выставки (информация, превышающая данный объем, размещается за дополнительную плату);

6. 2 приглашения на торжественный прием по случаю открытия выставки.

В случае участия на стенде 2-х и более компаний (субэкспонентов), регистрационный сбор оплачивается каждой компанией отдельно. Организатор коллективной экспозиции оплачивает указанный сбор за каждого участника своей экспозиции. Стоимость регсбора для отечественных и зарубежных экспонентов устанавливается отдельно.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ И УСЛУГИ

Экспонент может заказать дополнительное оборудование и услуги по руководству участника, которое направляет ему технический департамент организатора после оформления заявки на выставочную площадь.

АККРЕДИТАЦИЯ

Работа представителя фирмы на выставке без аренды выставочной площади. Включает в себя: бронирование гостиницы, трансфер гостиница-выставка-гостиница, постоянный пропуск на выставку, пакет информационных материалов.

Дополнительно в стоимость аккредитации может быть включена стоимость участия представителя в торжественно приеме по случаю открытия выставки.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ ВЫСТАВКИ

Торжественный прием от имени организатора, посвященный открытию выставки. Включает в себя банкет или фуршет и развлекательную программу с участием профессиональных артистов. Также, предполагает для экспонента возможность общения в неформальной обстановке с коллегами по бизнесу, представителями государственных и общественных структур.

ФИНАНСОВЫЕ УСЛОВИЯ

Экспонент производит расчет по договору путем оплаты суммы по договору на расчетный счет организатора или наличными не позднее, чем за 10 календарных дней до открытия выставки, на основании счета, выставленным организатором. Днем оплаты считается день поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу организатора. Все банковские комиссии, взимаемые как на территории экспонента, так и на территории организатора, оплачиваются экспонентом. Иные формы оплаты оговариваются с организатором дополнительно.
При условии произведения оплаты сторонней фирмой Экспонент направляет организатору уведомление об этом в письменной форме. Таким уведомлением также может служить пометка в платежном поручении «в счет взаиморасчетов с (название фирмы, за которую производится платеж) по договору от (дата) №».
В случае, если экспонентом не произведено 100% всех предусмотренных договором платежей до начала монтажа, организатор имеет право не допустить экспонента к участию в выставке.
Нарушение экспонентом условий оплаты за участие в выставке, а также нарушение настоящих условий участия дает организатору право аннулировать заявку на участие в выставке, а также потребовать полного возмещения причиненных убытков.
В случае извещения организатора об изменении площади и/или конфигурации стенда, требующих перестройки общей экспозиции, а также заказе дополнительного оборудования, менее чем за 30 календарных дней до начала работы выставки или ярмарки (при наличии у организатора возможности внесения данных изменений), стоимость таких дополнительных услуг организатора возрастает на 10% (десять процентов).
В случае отказа экспонента от услуг организатора менее чем за 30 календарных дней до начала выставки и наличия оплаты, организатор размещает в официальном каталоге выставки или ярмарки представленные экспонентом сведения для публикации и высылает каталог в адрес экспонента. В этом случае разница между общей стоимостью договора и стоимостью изготовления и доставки каталога экспоненту не возвращается.
5.6. В случае отказа экспонента от услуг организатора ровно за 30 (тридцать) календарных дней до начала выставки или ярмарки после заключения договора и подачи заявки при отсутствии оплаты, экспонент обязан оплатить 50% стоимости заказанной площади и дополнительных услуг, при отказе менее чем за 30 (тридцать) календарных дней до начала выставки или ярмарки – 100% (сто процентов) стоимости заказанной площади и дополнительных услуг. Срок оплаты не позднее 3 (тре) дней после открытия выставки или ярмарки.

ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

Для всех лиц на территории Выставочного центра «Казанская ярмарка» обязательным является выполнение свода правил пожарной безопасности (полный перечень правил указан в руководстве участника). Данные правила должны соблюдаться также при проектировании и строительстве стенда.
Все материалы и конструкции, не имеющие соответствующих сертификатов пожарной безопасности (деревянные конструкции, напольные покрытия, горючие декорации, драпировки, баннеры, флаги и другие элементы) должны быть обработаны соответствующими огнезащитными составами. Категорически запрещается использование горючих материалов без соответствующей огнезащитной обработки.

ПРАВИЛА ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

1. Администрация ОАО «Казанская ярмарка» предоставляет для проведения мероприятий павильоны (помещения) в надлежащем состоянии, гарантирует основные условия пожарной безопасности в соответствии с требованиями Федерального закона № 123-ФЗ от 22.07.2008 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности», «О пожарной безопасности» противопожарного режима, утвержденные постановлением Правительства РФ №390 от 25.04.2012.
2. Участники выставки несут ответственность за пожарную безопасность и соблюдение противопожарных мероприятий в период монтажа, работы и демонтажа стендов, выставок и ярмарок.
3. Контроль за выполнением настоящих правил осуществляется отделом наблюдения и внутреннего контроля ОАО “Казанская ярмарка” (далее отдел НВК), заместителем начальника отдела, главным специалистом по охране труда, пожарной и технической безопасности, дирекцией выставки и надзорными органами Управления государственной пожарной службы.
4. План экспозиции должен быть предоставлен на рассмотрение в отдел НВК ОАО “Казанская ярмарка” в части соблюдения требований пожарной безопасности. Экспонентам необходимо предоставить информацию согласно пунктам 4.1 и 4.2.
4.1. Размещение экспонатов, офисов, различных подсобных помещений (кинозал, кинопроекционные комнаты, кухня, доготовочные, столовые, рестораны, бары, информационные бюро) с указанием всех размеров и привязок к границам конкретной экспозиции.
4.2. Автомобили, экспонаты демонстрируемые в действии, принципы работы двигателей, используемое горючее, смазочные материалы и перерабатываемое сырье.

Внимание! Планы экспозиции предоставляются в 2-х экземплярах. Пояснения и надписи должны быть на русском языке.

5. Экспоненты выставки заблаговременно, но не позднее, чем за месяц до начала монтажных работ, обязаны предоставить в ОАО “Казанская ярмарка” сведения обо всех радиоактивных, пожаровзрывоопасных материалах и экспонатах для принятия надлежащих согласованных мер безопасности.
ВВОЗ УКАЗАННЫХ ВЫШЕ МАТЕРИАЛОВ И ЭКСПОНАТОВ БЕЗ РАЗРЕШЕНИЯ ОАО “Казанская ярмарка” НЕ РАЗРЕШАЕТСЯ.
6. Для отделки помещения стендов, офисов, подиумов, потолков и ограждений должны применяться несгораемые и трудносгораемые материалы.
Все сгораемые материалы должны быть обработаны огнезащитным составом с предоставлением Акта о проведенной обработке. Применение драпировочных материалов из сгораемых пластмасс, неподдающихся обработке огнезащитным составом, не допускается. При строительстве 2-х этажных, 2-х ярусных выставочных стендов и стендов, имеющих повышенную пожарную опасность. На все стендовые материалы, используемые при строительстве стенда, должны быть предоставлены сертификаты пожарной безопасности, установленного образца.
7. Ковры и ковровые дорожки, применяемые в павильонах, должны быть прочно прикреплены к полу, по периметру и на стыках. Они должны быть изготовлены из трудновоспламеняющегося материала (не загораться от горящей сигареты или спички).
8. Стационарные кинопроекционные аппараты должны быть установлены в помещениях или камерах, выполненных из несгораемых материалов и имеющих обособленные выходы наружу, на лестничную клетку ведущую наружу или коридор, не связанный с пребыванием людей.
9. В период монтажа и демонтажа экспонатов подъездные пути в павильонах (проходы) должны быть свободны. Не требующиеся более транспортировочные ящики, упаковочные и т.п. материалы и оборудование должны быть сразу вывезены из павильонов в места специально предназначенные для хранения или вывоз за территорию силами экспонента.
10. На путях эвакуации и движения посетителей запрещается устраивать пороги и турникеты. Проходы для посетителей должны быть не менее 3 метров и обеспечивать кольцевое движение, а также свободный доступ к эвакуационным проходам, электрощиткам, пожарным шкафам и другим средствам пожаротушения. Лестничные клетки, эвакуационные выходы в открытом состоянии (не на замке- ключи в дверях), проходы, коридоры, тамбуры, должны постоянно содержаться свободными от любых предметов, препятствующих движению людей. Устраивать на лестничных клетках и под лестничными маршами экспозиции из сгораемых материалов, размещать офисы и служебные кабинеты запрещается.
11. Применение электрических и газовых приборов для приготовления чая, кофе может быть допущено только в помещениях, специально отведенных и оборудованных для этих целей по согласованию с ответственным лицом отдела НВК, зам.начальника-главным специалистом по охране труда, пожарной и технической безопасности. Электронагревательные приборы, холодильники, кондиционеры должны подключаться к
самостоятельной электросети с пусковым защитным устройством - УЗО.
12. На выставочных стендах запрещается: устройство кладовых и мастерских, хранение горючих и легковоспламеняющихся жидкостей, демонстрация в действии экспонатов с применением открытого огня, установка сосудов с горючими газами.
13. Если допустимый ток в маломощных электрических приборах (электромоторы, трансформаторы и т.п.) установленных на электрифицированном стенде, ниже расчетного, на который установлен защитный автомат электросети, необходимо предусмотреть дополнительную электрозащиту. Все электроустановки должны быть заземлены.
14. При открытой прокладке электросетей, если отсутствует опасность их механического повреждения, разрешается применять кабели с несгораемой или трудносгораемой наружной оболочкой. Все соединения и ответвления проводов и кабелей должны выполняться сваркой, пайкой, опрессовкой или специальными зажимами. В местах соединения и ответвлений жилы проводов и кабелей должны надежно изолироваться.
15. Для подключения передвижных токоприемников должны применяться гибкие провода, защищенные от механических повреждений, а при электромонтажных работах - только сертифицированная продукция (распаечные коробки, розетки и др.).
16. Для освещения залов и стендов должны использоваться электросветильники применительно к пожарным помещениям класса ПII (малозапыленные помещения).Применение в светильниках рассеивателей из органического стекла, полистирола и других легковоспламеняющихся материалов не разрешается. Расстояние от светильников подсвета до сгораемых или трудносгораемых поверхностей должно быть не менее 40 см.
17. В выставочных залах демонстрация действующих моделей и установок, работающих на легковоспламеняющихся жидкостях или горючих газах разрешается только при условии подачи их трубопроводов из резервуара, установленного снаружи здания, и отвода выхлопных газов наружу.
Установка и демонстрация экспонатов и процессов, связанных с возможностью возникновения пожара (сварочные и паяльные работы, другие виды работ, связанные с открытым огнем, горючими растворителями и т.п.), подлежат согласованию с администрацией выставки и с ответственным лицом за пожарную безопасность, заместителем начальника отдела НВК, главным специалистом по охране труда, пожарной и технической безопасности.
18. В зданиях павильонов не допускается размещать склады рекламных материалов и представительных товаров. В помещениях офисов разрешается хранить их в количествах, не превышающих дневную потребность. Хранение экспонатов, запасного оборудования, тары и упаковочных материалов должно осуществляться вне павильонов или в специально отведенных помещениях.
19. Курение допускается только в специально отведенных для этой цели местах вне выставочных павильонов.
20. Сварочные и другие огнеопасные работы должны производиться только с письменного разрешения администрации выставки и согласовании с заместителем начальника ОНВК, главного специалиста по охране труда, пожарной и технической безопасности с оформлением бланка наряда-допуска для проведения опасных работ, при строгом соблюдении действующих правил пожарной безопасности.
21. Все другие вопросы, неоговоренные в настоящих правилах и возникающие в период монтажа, работы и демонтажа выставки, разрешаются на месте администрацией выставки, павильона и заместителем начальника отдела НВК, главным специалистом по охране труда, пожарной и технической безопасности.
22. Если оформление экспозиции не соответствует настоящим правилам, администрация выставки имеет право потребовать от участника произвести демонтаж экспозиции.
23. Все участники выставки должны знать и соблюдать меры пожарной безопасности, уметь действовать в случае пожара и пользоваться первичными средствами пожаротушения. За нарушение правил пожарной безопасности к участникам выставки, в т.ч. и к представителям инофирм, ответственным лицом за пожарную безопасность, заместителем начальника отдела НВК, главным специалистом по охране труда, пожарной и технической безопасности, а также инспекторами государственного пожарного надзора МЧС России по РТ г. Казани в установленном порядке применяются штрафные санкции в соответствии с Законами Российской Федерации.

Изменение заказа и отказ от участия

В случае отказа экспонента от услуг организатора ровно за 30 (тридцать) календарных дней до начала выставки или ярмарки после заключения договора и подачи заявки при отсутствии оплаты, экспонент обязан оплатить 50% стоимости заказанной площади и дополнительных услуг, при отказе менее чем за 30 (тридцать) календарных дней до начала выставки или ярмарки – 100% (сто процентов) стоимости заказанной площади и дополнительных услуг. Срок оплаты не позднее 3 (трех) дней после открытия выставки или ярмарки.

Ответственность

Организатор не несет никакой ответственности в следующих случаях:

- утрата или повреждение экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту, его доверенным лицам или приглашенным  ими лицам во время работы выставки;

- в случае возникновения убытков, причиненных вследствие действия непреодолимой силы(форс- мажорные обстоятельства);

- в случае возникновения вреда, причиненного личности Экспонента, его доверенным лицам или приглашенных ими лицам, независимо от того, каким образом причинен этот вред;

- за сохранность транспортных средств и его комплектующих без оформления соответствующего документа, свидетельствующего о постановке транспортного средства под охрану.

Экспонент несет ответственность, вытекающую из участия в выставке, в том числе ответственность за несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности на выставке, а также за нарушение общественного порядка в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Мы признаем важность конфиденциальности информации. Здесь описано, какую информацию мы получаем и собираем, когда Вы оставляете свою контактную информацию. Надеемся, что эти сведения помогут Вам принимать осознанные решения в отношении предоставляемой нам личной информации.
Политика конфиденциальности объясняет:
— какие данные мы собираем и зачем;
— как мы используем собранные данные;
— какие существуют варианты доступа к данным;
Общедоступная информация
Если Вы просто просматриваете сайт, информация о Вас не собирается и не публикуется
Какую информацию мы собираем?
Мы собираем информацию о телефоне или адресе электронной почте только тех посетителей нашего сайта, которые заполнили любую из форм на нашем сайте
Как мы используем собранные данные
Ваше добровольное согласие оставить имя, телефон или адрес электронной почты подтверждается путем ввода этой информации в соответствующую форму. Информация, собранная после отправки формы на сайте (а именно телефон илил e-mail адрес)нигде не публикуется и не доступна другим посетителям сайта. Телефон и адрес электронной почты используются только для связи с вами нашим менеджером. 
Условия обработки и её передачи третьим лицам
Ваши телефон/адрес электронной почты никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
Протоколирование
При каждом посещении сайта наши серверы автоматически записывают информацию, которую Ваш браузер передает при посещении веб-страниц. Как правило эта информация включает запрашиваемую веб-страницу, IP-адрес компьютера, тип браузера, языковые настройки браузера, дату и время запроса, а также один или несколько файлов cookie, которые позволяют точно идентифицировать Ваш браузер.
Куки (Cookie)
На сайте используются куки (Cookies), происходит сбор данных о посетителях с помощью сервисов Яндекс Метрика. Эти данные служат для сбора информации о действиях посетителей на сайте, для улучшения качества его содержания и возможностей. В любое время Вы можете изменить параметры в настройках Вашего браузера таким образом, чтобы браузер перестал сохранять все файлы cookie, а так же оповещал их об отправке. При этом следует учесть, что в этом случае некоторые сервисы и функции могут перестать работать.